Program Doktor Manajemen Pendidikan Islam (MPI), Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK), Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Medan, melaksanakan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PKM) bertajuk “Digitalisasi Administrasi Nilai dan Rapor Siswa Menggunakan Cloud Database Terintegrasi” di MTs Negeri 2 Medan, Kota Medan, Sumatera Utara, Sabtu (10/8/2024).
Kegiatan ini menghadirkan Dr. Yusuf Hadijaya, M.A. sebagai narasumber dengan melibatkan mahasiswa Program Doktor MPI, Ahmad Azhar. Kegiatan tersebut merupakan bentuk kontribusi akademik perguruan tinggi dalam mendukung peningkatan kualitas tata kelola administrasi pendidikan melalui pemanfaatan teknologi informasi yang terintegrasi, aman, dan akuntabel.
Sebanyak 44 peserta mengikuti kegiatan ini, yang terdiri atas pimpinan madrasah, operator dan staf tata usaha, wali kelas, guru mata pelajaran, serta pengelola EMIS dan sarana teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Pelibatan berbagai unsur tersebut bertujuan membangun pemahaman bersama mengenai pentingnya pengelolaan data nilai dan rapor yang sistematis untuk mendukung kelancaran administrasi akademik madrasah.
Dalam pemaparannya, Dr. Yusuf Hadijaya, M.A. menjelaskan bahwa digitalisasi administrasi nilai dan rapor tidak sekadar memindahkan pencatatan dari buku atau lembar kerja ke komputer, tetapi memerlukan perencanaan sistem informasi yang baik, struktur basis data yang terintegrasi, serta mekanisme pengamanan data yang memadai.
Materi yang disampaikan mencakup konsep sistem informasi, basis data relasional, komputasi awan (cloud computing), perancangan struktur data nilai dan rapor, pengaturan hak akses, pelindungan data pribadi siswa, serta strategi penerapan digitalisasi secara bertahap. Peserta juga diperkenalkan pada pentingnya mengurangi duplikasi data, meningkatkan akurasi pencatatan, dan memastikan informasi akademik dapat diakses oleh pihak yang berwenang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
Kegiatan berlangsung melalui pemaparan materi, demonstrasi, latihan perancangan struktur data, dan diskusi terpandu. Dalam sesi praktik, peserta memperoleh gambaran mengenai penyusunan struktur data yang mencakup informasi siswa, kelas, mata pelajaran, semester, guru, dan nilai. Pendekatan ini diharapkan membantu peserta memahami bahwa pengelolaan data yang terstruktur menjadi fondasi penting bagi penerapan sistem administrasi akademik yang lebih efektif.
Selain aspek teknis, narasumber turut menekankan pentingnya keamanan dan pelindungan data pribadi siswa. Pengelolaan nilai dan rapor perlu memperhatikan kerahasiaan informasi, keutuhan data, pengaturan hak akses berdasarkan peran, pencatatan perubahan nilai, serta pencadangan data secara berkala. Dengan demikian, pemanfaatan teknologi digital tetap berjalan seiring dengan prinsip kehati-hatian dan tanggung jawab dalam pengelolaan informasi pendidikan.
Diskusi juga membahas sejumlah tantangan yang berpotensi muncul dalam penerapan sistem digital, seperti kestabilan jaringan internet, keterbatasan perangkat, perbedaan kemampuan teknologi di antara pengguna, dan kemungkinan bertambahnya beban kerja selama masa transisi. Melalui diskusi tersebut, peserta diajak memahami pentingnya melakukan uji coba secara bertahap, memberikan pelatihan kepada pengguna, serta menyesuaikan rancangan sistem dengan kondisi dan kebutuhan madrasah.
Berdasarkan hasil evaluasi kegiatan, rata-rata pemahaman peserta meningkat dari skor awal 48,1 menjadi 79,2 setelah mengikuti kegiatan. Nilai normalized gain (N-gain) sebesar 0,60 menunjukkan peningkatan pemahaman dalam kategori sedang. Sementara itu, tingkat kepuasan peserta mencapai rata-rata 4,52 dari skala 5,00. Hasil ini menunjukkan bahwa pemaparan konseptual yang disertai demonstrasi dan latihan dapat membantu peserta memahami dasar-dasar digitalisasi administrasi nilai dan rapor.
Melalui kegiatan ini, peserta juga memperoleh gambaran mengenai langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk memulai digitalisasi, mulai dari pemetaan alur administrasi yang berjalan, perancangan struktur data, penetapan hak akses, hingga pelaksanaan uji coba pada lingkup terbatas. Pendekatan bertahap tersebut dinilai penting agar penerapan teknologi tidak hanya berorientasi pada penggunaan aplikasi, tetapi juga memperhatikan kesiapan sumber daya manusia dan tata kelola data.
Kegiatan PKM ini merupakan bagian dari pelaksanaan Tridarma Perguruan Tinggi, khususnya pengabdian kepada masyarakat. Program Doktor MPI FITK UIN Sumatera Utara Medan berupaya menghubungkan pengembangan keilmuan di bidang manajemen pendidikan dengan kebutuhan nyata lembaga pendidikan, termasuk dalam penguatan tata kelola administrasi akademik berbasis teknologi.
Ke depan, kegiatan ini diharapkan dapat ditindaklanjuti melalui pendampingan perancangan dan uji coba sistem pada satu jenjang kelas, penyusunan panduan pengelolaan basis data nilai dan rapor, serta penguatan kebijakan internal mengenai keamanan dan pelindungan data siswa. Langkah tersebut diharapkan dapat membantu madrasah meningkatkan akurasi, efisiensi, dan ketepatan waktu pengelolaan administrasi akademik.
Melalui kolaborasi dosen dan mahasiswa, Program Doktor Manajemen Pendidikan Islam FITK UIN Sumatera Utara Medan terus mendorong pengembangan tata kelola pendidikan Islam yang adaptif terhadap perkembangan teknologi, profesional dalam pengelolaan administrasi, serta bertanggung jawab dalam menjaga keamanan data pendidikan.